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Executive Assistant to the CEO & CPO (m/w/d)

Permanent employee, Full-time · Würzburg
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Um was es geht
Zur Unterstützung unseres CEOs und unseres CPOs suchen wir eine außergewöhnliche Persönlichkeit, die weit über eine klassische Assistenzrolle hinausgeht.
In dieser Position wirst du zur rechten Hand der beiden Führungskräfte und erhältst einzigartige Einblicke in die strategische Steuerung eines dynamisch wachsenden SaaS-Unternehmens. Du arbeitest eng mit dem C-Level an zentralen Projekten, bereitest richtungsweisende Entscheidungen vor und stellst sicher, dass sich CEO und CPO auf die wirklich entscheidenden Themen konzentrieren können.
Diese Rolle ist ideal für ambitionierte High-Performer, die exzellente akademische Leistungen mit unternehmerischem Denken verbinden und eine ausgeprägte Leidenschaft für die SaaS-Welt mitbringen.
Dein Aufgabengebiet
Strategisches Sparring & Konzeptentwicklung 
  • Enge tägliche Abstimmung mit dem CEO & dem CPO zu laufenden Projekten, strategischen Initiativen und Entscheidungen 
  • Gemeinsame Entwicklung und selbstständige Ausarbeitung von Business-Konzepten, Strategiepapieren und Entscheidungsvorlagen 
  • Recherche und Aufbereitung komplexer Sachverhalte, Marktanalysen und Wettbewerbsvergleiche als Grundlage für strategische Entscheidungen 
  • Aufbereitung von Unternehmenskennzahlen, Reports und Analysen für C-Level-Entscheidungen und Board-Meetings 

Executive Communication & Präsentationen 
  • Entwicklung überzeugender Präsentationen für interne Events, Investoren-Meetings, Konferenzen und Kundenveranstaltungen 
  • Inhaltliche Vorbereitung und Strukturierung von Keynotes, Panels und Vorträgen 
  • Professionelle Korrespondenz mit Kunden, Partnern, Investoren und anderen Stakeholdern im Namen des C-Levels 
  • Protokollierung wichtiger Meetings und Follow-up auf vereinbarte Action Items

Kalender- & Terminmanagement  
  • Intelligentes Management des CEO/CPO-Kalenders mit Priorisierung nach strategischer Wichtigkeit 
  • Organisation und Vor-/Nachbereitung von Meetings mit Kunden, Mitarbeitern, Partnern und externen Stakeholdern 
  • Planung und Organisation von Geschäftsreisen, Konferenzbesuchen und Kundenbesuchen
  • Professionelles Filtering von Anfragen und Priorisierung nach Dringlichkeit und strategischer Relevanz 

Projektmanagement & Sonderaufgaben 
  • Verantwortung für die Umsetzung ausgewählter C-Level-Projekte von der Konzeption bis zur Implementierung 
  • Abstimmung mit verschiedenen Abteilungen (Sales, Marketing, Product, Finance) 
  • Flexibles Bearbeiten von akuten Themen und kurzfristigen Anforderungen
Das solltest du mitbringen
Formale Qualifikationen
  • Abgeschlossener Master in Betriebswirtschaftslehre mit sehr guter Durchschnittsnote
  • Nachweislich starke quantitative Fähigkeiten und zahlengetriebenes Denken
  • Idealwerweise bereits praktische Erfahrung in Unternehmensberatung, Private Equity oder High-Growth Start-ups
  • Evtl. bereits Erfahrung in der Arbeit mit C-Level Executives

Fachliche Kompetenz
  • Tiefes Verständnis für betriebswirtschaftliche Zusammenhänge und unternehmerisches Denken
  • Echtes Interesse an SaaS-Geschäftsmodellen, Software-Unternehmen und der Tech-Branche
  • Exzellente Fähigkeiten in PowerPoint - du kannst komplexe Inhalte visuell überzeugend aufbereiten
  • Sicherer Umgang mit Excel, Analyse von Geschäftskennzahlen und Visualisierung von Daten
  • Idealerweise Erfahrung mit CRM-Systemen (HubSpot) und Projektmanagement-Tools
  • Du verstehst komplexe Sachverhalte schnell und kannst sie strukturiert aufbereiten

Persönliche Eigenschaften
  • Exzellente schriftliche und mündliche Kommunikation auf Deutsch und Englisch; evtl. zusätzliche Sprachkenntnisse (insb. Französisch oder Spanisch)
  • Höchste Vertraulichkeit im Umgang mit sensiblen Informationen und strategischen Themen
  • Du denkst mit, antizipierst Bedürfnisse und handelst eigeninitiativ
  • Strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise mit ausgeprägtem Sinn für Prioritäten
  • Du behältst auch in stressigen Situationen den Überblick und bleibst lösungsorientiert
  • Du denkst unternehmerisch, verstehst Business-Zusammenhänge und denkst in Lösungen, nicht in Problemen
  • Du hast eine hohe Eigenmotivation, setzt dir selbst hohe Standards und strebst nach kontinuierlicher Verbesserung
  • Du arbeitest gut mit verschiedenen Persönlichkeiten zusammen und baust Brücken im Unternehmen
Was wir dir bieten können
  • Direkter Zugang zum C-Level und tiefe Einblicke in alle strategischen Entscheidungen eines wachsenden SaaS-Unternehmens
  • Klarer Karrierepfad mit der Möglichkeit, in operative Führungsrollen oder strategische Positionen hineinzuwachsen
  • Direktes Mentoring durch den CEO und den CPO mit Fokus auf deine persönliche und berufliche Entwicklung
  • Impact von Tag 1: Deine Arbeit hat direkten Einfluss auf strategische Unternehmensentscheidungen
  • Eigenverantwortung: Hohe Entscheidungsfreiheit und Ownership für deine Projekte
  • Komfortable Homeoffice-Regelung: 3 Tage Büro - 2 Tage remote
  • Attraktive Vergütung: Leistungsgerechtes Gehalt, das deiner Qualifikation und Verantwortung entspricht
  • Team & Kultur: Motiviertes Team mit starkem Zusammenhalt, flachen Hierarchien, offener Kommunikation und vielen Team-Events
  • Moderne Ausstattung: MacBook, neueste Software-Tools und alles, was du für deine Arbeit brauchst
  • Weitere Benefits wie JobRad (nach einem Jahr bei uns), Corporate Benefits, Müslibar, freie Getränke etc.
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Über uns
snapAddy entwickelt Software-as-a-Service, um die Welt des Verkaufs zu digitalisieren. Mit unseren Produkten helfen wir Unternehmen, Kontakte und Leads auf Messen und im Alltag automatisch zu erfassen. Auf diese Weise reduzieren wir die unnötige und umständliche Arbeit der manuellen Eingabe von Kontakten und verbessern die Datenqualität in CRM-Systemen. Unsere Softwarelösungen erfreuen sich großer Beliebtheit und werden derzeit von mehr als 4.000 Kunden produktiv eingesetzt: vom Start-Up über mittelständische Unternehmen bis hin zu DAX-Konzernen.

Seit der Gründung im Jahr 2015 ist das erfolgreiche Technologie-Start-Up auf ein Team von über 110 internationalen Mitarbeitern angewachsen. Unsere Mission ist es, das weltweit führende Unternehmen zu werden, das CRM-Systeme automatisch auf dem neusten Stand hält und den qualitativ besten Weg zur Erfassung von Kontakten und Leads bietet.   
What it's all about
To support our CEO and CPO, we are looking for an exceptional individual who goes far beyond a traditional assistant role. 
In this position, you will become the right hand to both executives and gain unique insights into the strategic leadership of a fast-growing SaaS company. You will work closely with the C-level on key strategic projects, prepare high-impact decisions, and ensure that the CEO and CPO can focus their time on the topics that truly matter.
This role is ideal for ambitious high performers who combine outstanding academic achievements with an entrepreneurial mindset and a strong passion for the SaaS world.
Your daily doing will involve
Strategic Sparring & Concept Development
  • Close daily alignment with the CEO and CPO on ongoing projects, strategic initiatives, and key decisions
  • Joint development and independent creation of business concepts, strategy papers, and decision proposals
  • Research and preparation of complex topics, market analyses, and competitive evaluations as a foundation for strategic decision-making
  • Preparation of company KPIs, reports, and analyses to support C-level decisions and board meetings

Executive Communication & Presentations
  • Development of compelling presentations for internal events, investor meetings, conferences, and customer engagements
  • Content preparation and structuring of keynotes, panels, and talks
  • Professional correspondence with customers, partners, investors, and other stakeholders on behalf of the C-level
  • Documentation of key meetings and follow-up on agreed action items

Calendar & Scheduling Management
  • Intelligent management of the CEO/CPO calendar with prioritization based on strategic importance
  • Organization and preparation/follow-up of meetings with customers, employees, partners, and external stakeholders
  • Planning and coordination of business trips, conference attendance, and customer visits
  • Professional filtering of inquiries and prioritization based on urgency and strategic relevance

Project Management & Special Assignments
  • Ownership of selected C-level projects from conceptualization to implementation
  • Coordination with various departments (Sales, Marketing, Product, Finance)
  • Flexible handling of urgent topics and short-term requirements
Your profile
Formal Qualifications
  • Completed Master’s degree in Business Administration with an excellent academic record
  • Demonstrably strong quantitative skills and data-driven thinking
  • Ideally, initial practical experience in management consulting, private equity, or high-growth start-ups
  • Preferably some experience working with C-level executives

Professional Competence
  • Deep understanding of business economics and strong entrepreneurial thinking
  • Genuine interest in SaaS business models, software companies, and the tech industry
  • Excellent PowerPoint skills - you can present complex content in a visually compelling way
  • Confident use of Excel, including analysis of business KPIs and data visualization
  • Ideally experience with CRM systems (e.g., HubSpot) and project management tools
  • Ability to quickly grasp complex topics and structure them clearly

Personal Qualities
  • Excellent written and verbal communication skills in German and English; additional languages (especially French or Spanish) are a plus
  • Highest level of confidentiality when dealing with sensitive information and strategic topics
  • Proactive mindset - you anticipate needs and take initiative
  • Structured, meticulous working style with a strong sense of priorities
  • Ability to stay calm, organized, and solution-oriented even in stressful situations
  • Entrepreneurial mindset - you understand business dynamics and think in solutions rather than problems
  • High level of self-motivation, strong personal standards, and a drive for continuous improvement
  • Strong interpersonal skills - you work well with diverse personalities and build bridges across the organization
What we can offer
  • Direct access to the C-level and deep insights into all strategic decisions of a growing SaaS company
  • A clear career path with opportunities to grow into operational leadership or strategic roles
  • Direct mentoring from the CEO and CPO, focused on your personal and professional development
  • Impact from day one: your work directly influences strategic company decisions
  • Ownership: a high degree of autonomy and decision-making power for your projects
  • Flexible work arrangement: 3 days in the office, 2 days remote
  • Attractive compensation: performance-based salary aligned with your qualifications and responsibilities
  • Team & Culture: a motivated team with strong cohesion, flat hierarchies, open communication, and frequent team events
  • Modern equipment: MacBook, the latest software tools, and everything you need to excel in your role
  • Additional benefits such as JobRad (after one year), corporate benefits, muesli bar, free drinks, and more
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About us
snapAddy develops Software-as-a-Service to digitize the world of sales. With our products, we help businesses to automatically capture contacts and leads at trade fairs and in everyday life. This way, we reduce the unnecessary and inconvenient work of manually entering of contacts and improve the data quality in CRM systems. Our software solutions are very popular and are currently used in production by more than 4.000 customers: from start-ups to medium-sized companies to DAX corporations.

Since the foundation in 2015, the successful tech start-up has grown to a team of over 110 international people. Our mission is to become the world's leading company in automatically keeping CRM systems up-to-date and offering the qualitatively best way to capture contacts and leads. 
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